1.
Pengertian
Protokol :
a. Protokol adalah etiket berdiplomasi dan usaha negara,
sebuah protokol adalah sebuah aturan yang membimbing bagaimana sebuah aktifitas
selayaknya dijalankan terutama dalam bidang diplomasi.
b. Protokol menurut Milky Way, protokol adalah sebuah aturan
atau standar yang mengatur atau mengijinkan terjadinya hubungan, komunikasi,
dan perpindahan data dua atau lebih.
2.
Pengertian
Keprotokolan :
a. Menurut Ahmad Mutohar, keprotokolan adalah aturan-aturan
atau norma-norma atau kebiasaan-kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam
kehidupan bernegara, berbangsa, berpemerintahan dan bermasyarakat.
b. Keprotokolan menurut pasal 1 UU No. 9 tahun 2010, adalah
serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan di dalam acara kenegaraan
atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan
sebagai bentuk kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan / atau kedudukannya
dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.
3.
Azas Keprotokolan :
a.
KEBANGSAAN :
adalah
keprotokolan harus mencerminkan sifat dan watak bangsa Indonesia yang
pluralistik (kebhinekaan) dg tetap
menjaga prinsip NKRI.
b.
KETERTIBAN DAN KEPASTIAN HUKUM :
adalah
keprotokolan harus dapat menimbulkan ketertiban dlm masyarakat melalui adanya
kepastian hukum.
c.
KESEIMBANGAN, KESERASIAN, DAN KESELARASAN :
adalah
keprotokolan harus mencerminkan keseimbangan, keserasian, dan keselarasan
antara kepentingan individu dan
masyarakat dg kepentingan bangsa dan negara.
d.
TIMBAL BALIK :
adalah
keprotokolan diberikan setimpal atau balas jasa terhadap keprotokolan dari
negara lain.
4.
Tujuan Keprotokolan :
1. Memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, Perwakilan
Negara Asing dan/atau Organisasi Internasional, serta Tokoh Masyarakat
Tertentu, dan/atau Tamu Negara sesuai
dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan masyarakat.
2. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan
teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara
nasional maupun internasional.
3. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antar bangsa.
5.
Peran
Keprotokolan :
Djoko Triwidyanto menjelaskan bahwa peran protokol tidak hanya sebagai pembawa acara
atau petugas yang mempersilakan tamu. “Peran seorang protokol lebih dari itu.
Mereka harus mampu sebagai seorang manajer yang mengatur jalannya kegiatan
dengan baik. Mereka juga harus bertindak sebagai mediator dan koordinator.
Tenaga protokol harus berkoordinasi dengan baik dengan semua pihak yang
terlibat, sehingga acara dapat berjalan lancar, tertib, dan aman,”.
Bambang Sugeng, S. Sos. mengatakan bahwa perlunya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga,
termasuk perusahaan. Karena ikut menentukan terciptanya suasana yang
mempengaruhi keberhasilan acara, menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan
satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang
khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa ama dalam
menjalankan tugas,”.
6.
Unsur
Protokol :
Di dalam protokol upacara terdapat 3
(tiga) unsur penting yang harus dipenuhi yaitu:
1. Tata cara, di dalam setiap upacara KMHDI harus selalu diupayakan
untuk dilaksanakan dengan hikmat dan
agung. Segala perbuatan atau tindakan yang dilakukan selalu berdasarkan aturan
yang telah ditentukan. Aturan tersebut berupa urutan atau tata cara yang telah
tetap dan harus diikuti oleh seluruh peserta upacara.
2. Tata krama, salah satu bagian protokol yang amat penting adalah
tata krama yang berarti penggunaan kata dan perlakuan yang paling baik dan
paling tepat berdasarkan tinggi rendahnya situasi dan kondisi.
3. Aturan-aturan tertentu, dalam menyelenggarakan suatu upacara kita selalu
duhadapkan pada aturan-aturan yang telah ditetapkan (fixed), yang harus diikuti
dan dilaksanakan dengan seksama.
7.
Fungsi
Protokol :
Secara
umum fungsi protokol
adalah sebagai penghubung dalam komunikasi data sehingga proses penukaran data
bisa berjalan dengan baik dan benar.
Secara khusus, fungsi protokol adalah sebagai berikut :
a. Fragmentasi dan Re-assembly
Pembagian informasi yang dikirim menjadi beberapa paket data dari sisi pengirim. Jika telah sampai di penerima, paket data tersebut akan digabungkan menjadi paket berita yang lengkap.
b. Enkapsulasi
Enkapsulasi (Encaptulation) adalah proses pengiriman data yang dilengkapi dengan alamat, kode-kode koreksi, dan lain-lain.
c. Kontrol Konektivitas
Membangun hubungan komunikasi berupa pengiriman data dan mengakhiri hubungan dari pengirim ke penerima.
d. Flow Control
Fungsi dari Flow Control adalah sebagai pengatur jalannya data dari pengirim ke penerima.
Fungsi dari Flow Control adalah sebagai pengatur jalannya data dari pengirim ke penerima.
e. Error Control
Tugasnya adalah mengontrol terjadinya kesalahan sewaktu data dikirimkan.
f. Pelayanan Transmisi
Fungsinya adalah memberikan pelayanan komunikasi data yang berhubungan dengan prioritas dan keamanan data.
8.
Sumber
Protokol :
1. Persetujuan
Internasional :
- Konvensi Wina
1815 ( mengatur dinas diplomatik )
- Konvensi Wina
tahun 1961 ( tentang hubungan diplomatik )
- Konvensi Wina
Tahun 1963 ( tentang hubungan konsuler )
2. Peraturan Perundang-Undangan masing-masing negara (
Indonesia ) :
a. Undang-Undang nomor : 9 tahun
2010, tentang keprotokolan
b. Undang-Undang nomor : 22 tahun
2004, tentang otonomi daerah
c. Peraturan Pemerintan nomor : 62 tahun
1990 ; tentang ketentuan keprotokolan mengenai tata tempat, tata
upacara, dan tata penghormatan
d. Keputusan Menteri Agama nomor :
71 tahun 1993, tentang petunjuk
pelaksanaan keprotokolan di lingkungan departemen agama ;
e. Peraturan Menteri Agama RI nomor
: 10 tahun 2010 tentang organisasi dan tata kerja kementerian agama
3. Tradisi, adat istiadat kebiasaan setempat ;
4. Asaz Timbal
Balik ( reciprocity ) ;
5. Praktek
Pergaulan Internasional
( internasional practices ) ;
( internasional practices ) ;
6. Logika Umum (
common sense ).
9.
Sifat
Petugas Protokol :
Sifat –
sifat khusus standar yang harus dimiliki petugas protokol :
1.
Bermental dan mempunyai kepribadian
tinggi.
2.
Berpengalaman luas dan memiliki
pengetahuan di bidang keprotokolan dan ke MC an.
3.
Berdiplomasi sewajarnya bila perlu.
4.
Rendah hati, ramah dan santun.
5.
Senang bekerja sama.
6.
Menguasai teknik persuasive.
7.
Pandai menjaga rahasia.
8.
Mempunyai daya ingat yang tinggi.
9.
Mengerti bahasa nasioanl negaranya
dan internasional ( B. Inggris) dan memungkinkan menguasai
lebih dari 2 bahasa.
10.
Tahu bagaimana menolak permintaan
orang lain, tanpa menyakitinya.
10. Aturan Protokol :
a.
Aturan Dasar Protokol I
Protokol berasal dari kata Protos dan Kolla.
Protos = lembar pertama
Kolla = melekatkan
Protokol adalah suatu rule of politeness yang berisi aturan, hukum atau perjanjian yang telah disepakati bersama dalam hubungan diplomatik antar negara
Protokol merupakan etiket resmi berbagai upacara kenegaraan yang sarat tata tertib: tata tempat: tata upacara: dan tata penghormatan.
Protokol berasal dari kata Protos dan Kolla.
Protos = lembar pertama
Kolla = melekatkan
Protokol adalah suatu rule of politeness yang berisi aturan, hukum atau perjanjian yang telah disepakati bersama dalam hubungan diplomatik antar negara
Protokol merupakan etiket resmi berbagai upacara kenegaraan yang sarat tata tertib: tata tempat: tata upacara: dan tata penghormatan.
b.
Aturan Dasar Protokol II
-Pengaturan Tempat
Duduk
• Yang menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi kedudukannya.
• Jika menghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang dianggap utama dan tempat terakhir adalah yang dekat dengan pintu keluar.
• Kanan adalah utama
• Bila ada dua orang yang berjajar, posisi sebelah kanan adalah yang utama (2-1), empat orang, urutannya menjadi 4-2-1-3, enam orang urutannya menjadi 6-4-2-1-3-5 dan seterusnya.
• Yang menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi kedudukannya.
• Jika menghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang dianggap utama dan tempat terakhir adalah yang dekat dengan pintu keluar.
• Kanan adalah utama
• Bila ada dua orang yang berjajar, posisi sebelah kanan adalah yang utama (2-1), empat orang, urutannya menjadi 4-2-1-3, enam orang urutannya menjadi 6-4-2-1-3-5 dan seterusnya.
-Urutan saat naik turun kendaraan
• Pesawat, orang yang paling utama adalah orang yang paling akhir menaiki pesawat dan menjadi orang yang turun paling awal.
• Kapal laut, mobil atau kereta, orang yang paling utama naik dan turun terlebih dahulu. Orang yang paling utama duduk disebelah kanan, yang kedua yang terpenting dipaling kiri dan orang ketiga duduk disebelah tengah
-Urutan Saat Datang & Pulang
Orang yang paling utama akan tiba paling akhir dan meninggalkan tempat paling awal.
-Posisi mobil saat menjemput dan mengantarkan tamu kehormatan
Berhentilah pada saat posisi pintu kanan mobil berada diarah pintu keluar gedung. Dengan demikian, sang tamu dapat langsung berjalan menuju gedung begitu turun dari mobil dan sebaliknya.
c.
Aturan Dasar Protokol III
Menghadiri Perayaan Hari Kemerdekaan
Menghadiri Perayaan Kemerdekaan di Istana, Gubernuran dan
Menghadiri Perayaan Hari Kemerdekaan
Menghadiri Perayaan Kemerdekaan di Istana, Gubernuran dan
kota madya atau
kabupaten merupakan kebanggaan tersendiri bagi orang
yang diundang.
• Berusahalah untuk hadir, merupakan suatu kehormatan bagi seseorang
• Berusahalah untuk hadir, merupakan suatu kehormatan bagi seseorang
bila menerima undangan
ini. Konfirmasikan kedatangan anda pada
petugas, lakukan juga
hal ini bila anda tidak datang.
• Patuhi peraturan yang tertera pada undangan.
• Hadirlah 15 menit sebelum acara dimulai
• Duduklah sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan.
• Kalau anda sudah duduk tidak usah mondar – mandir untuk menyapa
• Patuhi peraturan yang tertera pada undangan.
• Hadirlah 15 menit sebelum acara dimulai
• Duduklah sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan.
• Kalau anda sudah duduk tidak usah mondar – mandir untuk menyapa
relasi
• Tahan diri untuk tidak menguap, kantuk atau melirik kesana kemari.
• Jangan ngoborol saat acara berlangsung.
• Pastikan bahwa anda cukup sehat dan kuat untuk menghadiri acara tersebut.
• Tahan diri untuk tidak menguap, kantuk atau melirik kesana kemari.
• Jangan ngoborol saat acara berlangsung.
• Pastikan bahwa anda cukup sehat dan kuat untuk menghadiri acara tersebut.
d.
Aturan Dasar Protokol IV
-Diterima Pejabat Tinggi
Diterima pejabat tinggi alias audensi mungkin belum pernah sekalipun terlintas dalam benak anda. Lakukan langkah sebagai berikut :
• Hubungi orang yang berhubungan dan menangani masalah audensi ini.
• Cek lagi waktu dan tempat anda akan diterima
• Persiapkan jumlah rombongan yang akan pergi bersama anda sesuai arahan protokol.
• Datalah nama masing - masing anggota rombongan, lengkap alamat dan jabatan atau kedudukan mereka dalam organisasi
• Susunlah pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis diatas kertas berkop organisasi. Masukkan dalam map yang bersih dan beri amplop. Tujukan kepada pejabat yang bersangkutan.
-Diterima Pejabat Tinggi
Diterima pejabat tinggi alias audensi mungkin belum pernah sekalipun terlintas dalam benak anda. Lakukan langkah sebagai berikut :
• Hubungi orang yang berhubungan dan menangani masalah audensi ini.
• Cek lagi waktu dan tempat anda akan diterima
• Persiapkan jumlah rombongan yang akan pergi bersama anda sesuai arahan protokol.
• Datalah nama masing - masing anggota rombongan, lengkap alamat dan jabatan atau kedudukan mereka dalam organisasi
• Susunlah pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis diatas kertas berkop organisasi. Masukkan dalam map yang bersih dan beri amplop. Tujukan kepada pejabat yang bersangkutan.
-Saat
Audiensi
• Datanglah setengah jam lebih awal.
• Isilah buku tamu yang disediakan
• Bila harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas, patuhilah peraturan tersebut.
• Jangan ribut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu.
• Dilarang keras merokok.
• Masuklah keruangan dengan dipimpin ketua rombongan
• Ketua berdiri didekat pejabat untuk memperkenalkan anggota.
• Saat diajak berbicara ketua rombongan akan berbicara terlebih dahulu.
• Ketua harus membahas inti pembicaraan dan menutupnya dengan baik dan jangan lupa memberi kesempatan pada anggota.
• Datanglah setengah jam lebih awal.
• Isilah buku tamu yang disediakan
• Bila harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas, patuhilah peraturan tersebut.
• Jangan ribut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu.
• Dilarang keras merokok.
• Masuklah keruangan dengan dipimpin ketua rombongan
• Ketua berdiri didekat pejabat untuk memperkenalkan anggota.
• Saat diajak berbicara ketua rombongan akan berbicara terlebih dahulu.
• Ketua harus membahas inti pembicaraan dan menutupnya dengan baik dan jangan lupa memberi kesempatan pada anggota.
-Berfoto
Bersama Pejabat
Sebelum audensi dimulai, mintalah pada petugas protokol yang mengatur pertemuan. Bila waktu berfoto tiba, mintalah kesediaan pejabat untuk berfoto bersama. Jangan sampai terkesan memaksa atau “menodong”.
Sebelum audensi dimulai, mintalah pada petugas protokol yang mengatur pertemuan. Bila waktu berfoto tiba, mintalah kesediaan pejabat untuk berfoto bersama. Jangan sampai terkesan memaksa atau “menodong”.
-Usai Audiensi
• Bila ada jumpa pers, sediakan materi untuk dibagi-bagikan pada wartawan.
• Segeralah membuat ucapan terimakasih kepada pejabat yang telah menerima.
• Serahkan surat tsb dua hari setelah acara audensi selesai kepada petugas protokol.
• Jangan lupa mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang membantu terlaksananya audensi
DAFTAR PUSTAKA
.jpeg)
0 comments:
Post a Comment