MATERI PENGADAAN BARANG

1.     Pengertian

Secara umum

1.      Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penenpatan, orientasi dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien membantu tercapainya perusahaan.

2.      Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM. Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penenpatan, orientasi dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien membantu tercapainya perusahaan.

3.      Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan untuk memperoleh Barang/ Jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/ Institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa.

4.      Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)/Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD), baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa.

Menurut beberapa para ahli:

1. Weele (2010)

Bahwa Pengadaan adalah perolehan barang atau jasa. Hal ini menguntungkan bahwa barang atau jasa yang tepat dan bahwa mereka yang dibeli dengan biaya terbaik untuk memenuhi kebutuhan pembeli dalam hal kualitas dan kuantitas, waktu dan lokasi.

2. Christopher & Schooner (2007)

Pengadaan adalah kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa secara transparan, efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya.

3. Edquist et al (2000) pada prinsipnya, pengadaan publik (Public Procurement) adalah proses akuisisi yang dilakukan oleh pemerintah dan institusi publik untuk mendapatkan barang (goods), bangunan (works), dan jasa (services) secara transparan, efektif, dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya.

Dari pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pengadaan barang dan jasa atau procurement adalah suatu kegiatan untuk mendapatkan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan dilihat dari kebutuhan dan penggunaannnya, serta dilihat dari kualitas, kuantitas, waktu pengiriman dan harga yang terjangkau.

2.     Tujuan

            Secara umum tujuan pengadaan barang adalah untuk memperoleh barang dengan harga yang dapat dipertanggungjawabkan, jumlah dan mutu yang sesuai serta pengadaannya tepat waktu.

Tujuan Pengadaan Barang menurut :

 Keppres 18 tahun 2000 Bagian 2 Pasal 2

      Untuk memperoleh barang / jasa yang di butuhkan Instansi Pemerintah dalam jumlah  yang       cukup, dengan kualitas dan harga yang dapat di pertanggungjawabkan ,dalam waktu dan tempat tertentu .
Kegiatan pengadaan juga mencangkup usaha-usaha yang menambah/mencukupi kebutuhan /barang dan jasa berdasarkan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku

Keppres no 80 tahun 2003 Dalam Pasal 2 ayat 2

 Menyebutkan tujuan diberlakunya keputusan presiden ini adalah agar pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang sebagaian atau seluruhnya di biayai dari APBN/APBD dilakukan secara efisien,efektif,terbuka dan bersaing,transparan,adil/tidak diskriminatif dan akuntabel.

3.     Istilah - istilah

Dalam proses pengadaan barang dan jasa, ada beberapa istilah yang perlu diketahui agar tidak menimbulkan ambiguitas dan misinterpretasi. Beberapa diantaranya adalah:

1. Barang, merupakan istilah yang digunakan untuk menyebut benda, baik dalam bentuk bahan baku, setengah jadi, maupun barang jadi yang menjadi objek dari pengadaan barang pemerintah.
2. Jasa, terbagi menjadi Jasa Konsultasi, Jasa Pemborongan dan Jasa lainnya.
3. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), merupakan pemilik pekerjaan yang bertanggung jawab atas pelaksaan proses pengadaan barang dan jasa pemerintah,yang diangkat oleh Pengguna Anggara/ Kuasa Pengguna Anggaran.
4. Penyedia barang jasa, merupakan perusahaan maupun badan usaha perseorangan yang menyediakan barang/jasa.

4.       Tata Cara / Metode Pemilihan Penyedia Barang

A.    Pelelangan

1. Kelompok Kerja ULP (pejabat pengadaan) memilih metode pemilihan Penyedia.
2. Untuk pengadaan yang dilakukan melalui pelelangan, metode pemilihan dibedakan menjadi: a) Pelelangan Umum; b) Pelelangan Sederhana; dan c) Pelelangan Terbatas.
3. Pada prinsipnya pengadaan menggunakan metode Pelelangan Umum.
4. Pelelangan Sederhana dapat digunakan untuk pengadaan yang tidak kompleks dan bernilai sampai dengan Rp5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah).
5. Pelelangan Terbatas dapat digunakan untuk pengadaan dengan jumlah Penyedia yang mampu melaksanakan diyakini terbatas dan Pekerjaan Kompleks.

B.     Penunjukan Langsung

1. Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan menetapkan metode Penunjukan Langsung sesuai kriteria yang ditetapkan dalam Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 yang terakhir diubah dengan Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012 beserta petunjuk teknisnya.
2. Pemasukan Dokumen Penawaran menggunakan metode 1 (satu) sampul.
3. Evaluasi kualifikasi dilakukan dengan sistem gugur dan dilanjutkan dengan klarifikasi teknis dan negosiasi harga.

C.    Pengadaan Langsung

1. Pengadaan Langsung dapat dilakukan terhadap pengadaan yang bernilai sampai dengan Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) dengan ketentuan sebagai berikut: a) merupakan kebutuhan operasional K/L/D/I; b) teknologi sederhana; c) risiko kecil; dan/atau d) dilaksanakan oleh Penyedia orang perseorangan dan/atau badan Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta koperasi kecil.
2. Pengadaan Langsung dilaksanakan berdasarkan harga yang berlaku di pasar kepada Penyedia yang memenuhi kualifikasi.
3. Penyedia tidak diwajibkan untuk menyampaikan formulir isian kualifikasi, apabila menurut pertimbangan Pejabat Pengadaan, Penyedia dimaksud memiliki kompetensi atau untuk Pengadaan Langsung yang menggunakan tanda bukti perjanjian berupa bukti pembelian/kuitansi.
4. Pengadaan Langsung dilaksanakan oleh 1 (satu) orang Pejabat Pengadaan.

D.    Kontes

1. Kontes dilakukan untuk pengadaan yang memiliki karakteristik: a) tidak mempunyai harga pasar; dan b) tidak dapat ditetapkan berdasarkan harga satuan.
2. Metode penyampaian dokumen adalah 1 (satu) sampul.
3. Evaluasi administrasi dilakukan oleh Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan dan evaluasi teknis dilakukan oleh Tim Juri/Tim Ahli dengan memberi nilai terhadap kriteria yang telah ditetapkan dalam Dokumen Kontes.

• Swakelola Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Selain memilih penyedia jasa dari luar, pengadaan barang dan jasa pemerintah juga bisa dilakukan secara mandiri oleh instansi tersebut. Hal ini memang telah dijelaskan di dalam peraturan yang berlaku. Berbeda dengan menggunakan penyedia barang/jasa diluar institusi, swakelola mengandalkan sumber daya yang ada didalam instansi tersebut untuk merencanakan, mengorganisasi, mengerjakan dan mengawasi secara mandiri proses pengadaan barang dan jasa. Sistem ini bisa dilakukan untuk pekerjaan dengan kriteria khusus seperti:

a)      Pekerjaan yang besaran nilai, sifat, lokasi maupun besaran tidak diminati oleh penyedia jasa.

b)      Pekerjaan yang dimaksudkan untuk meningkatkan kemampuan SDM internal institusi tersebut.

c)      Pekerjaan yang pelaksanaan dan pemeliharaannya memerlukan partisipasi masyarakat atau SDM instansi tersebubut.

d)     Penyelenggaraan diklat, penataran, lokakarya, seminar, kursus maupun penyuluhan.

e)      Pekerjaan yang tidak bisa dihitung secara rinci yang menempatkan penyedia jasa di dalam posisi yang kurang menguntungkan.

f)       Pekerjaan yang berhubungan dengan proses data, pengujian laboratorium, perumusan kebijakan pemerintah serta system penelitian tertentu.

g)      Proyek percontohan khusus yang belum pernah dilakukan oleh penyedia barang/jasa.

h)      Pekerjaan yang bersifat rahasia di lingkungan instansi tersebut.

Dari kriteria diatas, kita mengetahui bahwa swakelola pengadaan barang dan jasa pemerintah hanya bisa dilakukan pada keadaan tertentu. Meskipun telah diatur dengan aturan diatas, sering ditemui kesalahan interpretasi dan persepsi di dalam instalasi tersebut. Oleh karenanya, perlu dilakukan penjabaran yang spesifik sebelum memutuskan untuk menjalankan metode swakelola.

5.      Panitia Pengadaan dan Penyedia Barang/Jasa

Anggota panitia harus memenuhi beberapa persyaratan termasuk penguasaan tentang prosedur pengadaan, substansi pengadaan, jenis pekerjaan yang akan dilakukan, serta memiliki sertifikat pengadaan barang/jasa pemerintah dan tidak mempunyai hubungan keluarga dengan pejabat pengangkat.

Sama halnya dengan panitia pengadaan, penyedia barang dan jasa pemerintah juga diharuskan memenuhi kriteria tertentu yang ditentukan dalam peraturan tentang pengadaan barang dan jasa pemerintah. Ketidaklengakapan persyaratan ini dapat menjadi penyebab tidak diakuinya penyedia barang/jasa dalam lelang atau penunjukan oleh instansi terkait. Berikut ini beberapa kriteria penyedia barang/jasa:

a)      Memiliki keahlian, kemampuan manajerial dan teknis yang memadai, berpengalaman yang sesuai dengan persyaratan yang diminta oleh instansi yang memberikan proyek pengadaan barang/jasa.

b)      Memenuhi aturan menjalankan usaha seperti yang ditentukan oleh perundang-undangan menyangkut bentuk dan legalitas usaha.

c)      Mempunyai kapasitas hukum untuk menandatangani kontrak untuk proyek yang akan dikerjakan.

d)     Bebas dari keadaan pailit, pengawasan pengadilan maupun memiliki direksi yang tidak dalam proses hukum.

e)      Memenuhi kewajiban sebagain wajib pajak pada tahun sebelumnya yang dibuktikan dengan pelampiran SPT dan SSP tahun terakhir.

f)       Pernah menangani proyek pengadaan barang/jasa untuk institusi swasta maupun pemerintah dalam kurun waktu 4 tahun terakhir. Poin ini termasuk pengalaman subkontrak pengadaan barang/jasa.

g)      Memiliki alamat tetap dan dapat dijangkau dengan pos.

h)      Tidak masuk daftar hitam penyedia barang/jasa.

6.                   Prinsip Dasar Pengadaan

Pengadaan barang/jasa dilaksanakan dengan menggunakan prinsip dasar sebagai berikut:

1. Transparan: semua ketentuan dan informasi, baik teknis maupun administratif termasuk tata cara peninjauan, hasil   peninjauan, dan penetapan penyedia barang/jasa harus bersifat terbuka bagi penyedia barang/jasa yang berminat dan mampu tanpa diskriminasi;
2. Adil:  tidak diskriminatif  dalam memberikan perlakuan bagi semua calon  penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberikan keuntungan  kepada pihak tertentu, dengan cara atau alasan apa pun;
3. Bertanggung jawab:  mencapai sasaran baik fisik, kualitas,  kegunaan, maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan usaha sesuai dengan  prinsip-prinsip dan  kebijakan serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa;
4. Efektif: sesuai dengan  kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat  memberikan manfaat  yang sebesar-besarnya bagi para pihak terkait;
5. Efisien: menggunakan dana, daya, dan fasilitas  secara optimum untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan dengan biaya yang wajar dan tepat pada waktunya;
6. Kehati-hatian: berarti senantiasa memperhatikan atau patut menduga terhadap informasi, tindakan, atau bentuk apapun sebagai langkah antisipasi untuk menghindari kerugian material  dan imaterial  selama  proses pengadaan, proses pelaksanaan pekerjaan,  dan paska pelaksanaan pekerjaan;
7. Kemandirian:  berarti  suatu keadaan dimana pengadaan barang/jasa dikelola secara profesional tanpa  benturan  kepentingan dan pengaruh/tekanan dari pihak manapun;
8. Integritas: berarti pelaksana pengadaan barang/jasa harus berkomitmen penuh untuk memenuhi etika pengadaan;
9. Good   Corporate  Governance: Memenuhi prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik.

7.      Etika Pengadaan

Semua fungsi/pihak yang terlibat dalam pengadaan barang/jasa wajib mematuhi etika sebagai berikut:

1. Melaksanakan tugas secara tertib, penuh rasa tanggung jawab, demi kelancaran, dan ketepatan tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa;
2. Bekerja secara profesional dengan menjunjung tinggi kejujuran, kemandirian, dan menjaga informasi yang bersifat rahasia;
3. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung, yang mengakibatkan persaingan tidak sehat, penurunan kualitas  proses pengadaan, dan hasil pekerjaan;
4. Bertanggung jawab terhadap segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kewenangannya;

5.      Mencegah terjadinya pertentangan kepentingan (conflict of interest) pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan;

6. Mencegah terjadinya kebocoran keuangan dan kerugian;
7. Tidak  menyalahgunakan   wewenang dan  melakukan  kegiatan bersama dengan tujuan  untuk keuntungan pribadi, golongan,  atau pihak lain  secara langsung  atau tidak langsung;
8. Tidak menerima, menawarkan, dan atau berjanji akan memberi hadiah, imbalan, atau berupa apa saja  kepada siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan pengadaan barang/jasa.

8.      Langkah- langkah Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Imron dalam buku Persepektif Manajemen Pendidikan Berbasis Sekolah menyatakan bahwa ada sejumlah langkah-langkah perencanaaan pengadaan sarana dan prasarana sebagai berikut :

o    Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit kerja dan atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.

o    Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya untuk satu semester atau satu tahun ajaran.

o    Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumnya.

o    Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia. bila dana yang tersedia tidak memadai untuk mengadakan kebutuhan tersebut, maka perlu dilakukan seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan melihat urgensi setiap perlengakapan yang dibutuhkan. Semua perlengkapan yang urgen segera di daftar

o    Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang tersedia bila ternyata masih melebihi anggaran yang tersedia, maka perlu dilakukan seleksi lagi dengan cara membuat skala prioritas.

o    Menetapan rencana pengadaan akhir

Nawawi, (1993:63) mengatakan bahwa dalam perencanaan pengadaan sarana dan prasarana sekolah harus diperhatikan hal-hal berikut:

a.       Kesesuaian dengan kebutuhan dan kemampuan karena barang-barang yang tidak tepat akan menjadi sumber pemborosan.

b.      Kesesuaian dengan jumlah dan tidak terlalu berlebihan dan kekurangan.

c.       Mutu yang selalu baik agar dapat dipergunakan secara efektif

d.      Jenis alat atau berang yang diperlukan harus tepat dan dapat meningkatkan efesiensi kerja

Dengan demikian diperlukan sistem informasi dan koordinasi yang baik antara tugas perencana dan petugas pengadaan melalui koordinasi pimpinan.

9.     6 Kriteria pengadaan barang

1.      Tepat Kualitas

kualitas suatu barang tidak kalah pentingnya dalam membeli suatu produk. Dengan kualitas yang baik akan membuat barang tertentu tidak akan rusak sebelum waktunya.

2.      Tepat Waktu

Berkaitan dengan kejelian dan ketepatan dalam menentukan jangka waktu pemesanan agar pada waktu barang tersebut diperlukan sudah tersedia.

3.                       Tepat Harga

Hal ini berkaitan dengan kemampuan pembeli dalam menegosiasikan rekannya melalui pemilihan. Harga yang murah belum tentu menunjukan barang tersebut jelek, dan juga sebaliknya.

4.                        Tepat Prosedur

Maksudnya harus mengikuti peraturan yang berlaku untuk menghindari penyimpangan.

5.                        Tepat Jenis

Pengadaan barang menginginkan terpenuhinya suatu barang dengan jenis yang tepat. Karena itu pemilihan jenis yang tepat sangat dibutuhkan.

6.                        Tepat Jumlah

Dalam melakukan transaksi pengadaan ketepatan pada kualitas barang harus benar- benar diperhatikan, agar tidak terjadi kekurangan dalam jumlah barang sehingga mengakibatkan kemacetan dalam kegiatan operasional perusahaan.

10.                        Biaya dalam pengadaan barang/jasa sebenarnya terdiri atas 3 jenis biaya, yaitu biaya barang/jasa itu sendiri, biaya administrasi dan biaya pendukung.

11.                         Jenis-jenis pengadaan sarana dan prasarana

                Sahertian, (1994:174-176) menambahkan bahwa diperlukan pula tata cara pengadaan barang bergerak dan tidak bergerak, yaitu:

1.      Perencanaan pengadaan barang bergerak

a.       Barang-barang habis pakai

1)      Menyusun daftar pertanyaan berdasarkan analisis kebutuhan

2)      Menyusun perkiraan biaya pengadaan barang setiap bulan.

3)      Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana truiwulan/ rencana tahunan.

b.      Barang-barang tak habis pakai

1)      Menganalisa dan menyusun daftar keperluan barang sesuai dengan rencana kegiatan sekolah sambil memperhatikan barang-barang yang masih ada dan sudah dipakai.

2)      Memperkirakan biaya/ harga barang yang direncanakan berdasarkan standar yang telah ditentukan.

3)      Menetapkan skala prioritas pengadaannya berdasarkan dana yang tersedia mengenai kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahuanan.

2.      Barang tak bergerak

a.       Tanah

1)      Menyusun rencana pengadaan tanah (lokasi luasnya) berdasarkan analisis kebutuhan

2)      Mengadakan survey penentuan lokasi tanah dengan maksud dan memperhatikan tata kota

3)      Mengadakan survey tentang adanya fasilitas keperluan sekolah, seperti jalan, listrik, air, telepon, transpor, jalan raya.

4)      Mengadakan survey harga tanah dilokasi yang ditentukan untuk penyusunan pengajuan rencana anggaran yang diperlukan

5)      Mengajukan rencana anggaran pada satuan organisasi baik di daerah maupun di pusat dengan melampirkan data yang disusun dari hasil dan survey.

b.      Bangunan

1)      Mengadakan survey tentang keperluan bangunan yang direncanakan meliputi struktur organisasi dari sekolah yang mengunakan jumlah pemakai (guru, siswa dan lain-lain) dan jumlah alat-alat atau perabot yang ditempatkan.

2)      Mengadakan perhitungan luas bangunan berdasarkan kebutuhan dan disusun atas dasar data survey

3)      Menyusun rencana anggaran biaya sesuai harga standar yang berlaku didaerah yang bersangkutan,

4)      Menyusun pentahapan rencana anggaran biaya sesuai rencana pentahapan  pelaksanaan secara teknis dengan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan.

Sahertian (1994:177) mengatakan bahwa dari segi asal datangnya barang maka jenis pengadaan ada dua, yaitu:

1.      Pengadaan dalam negeri, dapat dilakukan dengan cara:

a.       Tender yaitu pengadaan barang yang dilakukan diantara supplier atau rekan yang bergerak dibidangnya secara kompetitif.

b.      Perbandingan penawaran yaitu cara pengadaan barang dilakukan dengan mengadakan perbandingan penawaran diantara rekanan yang lulus prakualifikasi

c.       Pembelian langsung yaitu pembelian yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan yang jumlahnya kecil. Cara pembelian yang tepat adalah dengan membandingkan diantara pemasok untuk memperoleh bahan yang sama dengan harga yang lebih murah.

2.      Pengadaan luar negeri (bersifat impor) yang diselenggarakan pemerintah.

12.                        Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan Korupsi

Setelah membaca ulasan tentang pengadaan barang dan jasa pemerintah diatas, kita mendapatkan gambaran besar tentang proses dan pelaku proyek pengadaan barang/jasa tersebut. Meskipun telah diatur dengan aturan hukum yang jeals dan mengikat, pada kenyataannya ada beberapa penyimpangan yang terjadi termasuk praktek KKN dan kesalahan persepsi dalam proses pengadaan barang/jasa. Berdasarkan data yang dihimpun KPK, sebagian besar kasus KKN yang dilaporkan mempunyai hubungan dengan proses pengadaan barang/jasa baik di instansi pemerintah maupun swasta.

Selain intensi pribadi, penyimpangan yang berupa korupsi, kolusi maupun nepotisme dapat disebabkan oleh sistem yang memberikan celah untuk beberapa oknum yang tidak bertanggung jawab untuk meraih keuntungan untuk dirinya sendiri. Meski seringkali kita mendengar kasus korupsi, yang ironisnya sudah terlanjur dicapkan kepada sebagian besar orang Indonesia, kasus korupsi dari proyek pengadaan barang/jasa tetap membuat keprihatinan sendiri.

Sampai pada titik ini, pejabat yang sedang memangku jabatan di instansi pemerintah maupun swasta perlu meluruskan niatnya dalam bekerja di instansi tersebut. Memang hal tersebut sangat klise dan terkesan tidak membuat perubahan, tetapi langkah apalagi yang bisa dilakukan ditengah degradasi moral yang merongrong bangsa ini. Jika memang ingin mengandalkan penegakan hukum yang lebih baik dan transparan, tentu keadaannya akan terasa semakin memprihatinkan mengingat kasus korupsi juga sedang merongrong institusi penegak hukum tersebut.

Tanpa bermaksud menggurui, sepatutnya institusi yang terkait dengan kasus pengadaan barang dan jasa pemerintah melakukan refleksi dan introspeksi untuk sistem yang lebih baik dan transparan demi kebaikan bersama. Jika tidak, maka lingkaran yang telah membelenggu selama ini tidak akan terputus dan kredibilitas instansi terkait pun akan semakin buruk.

Seiring dengan penerapan aturan yang baru dan peran KPK, diharapkan semua instansi dapat melakukan proses pengadaan barang dan jasa dengan baik. Tidak hanya secara struktural, tetapi secara fungsional. Dengan terpenuhinya kebutuhan dari instansi tersebut, maka kinerjanya juga akan semakin meningkat. Jika dirunut lagi, kinerja yang meningkat akan membuat tingkat kepercayaan masyarakat yang lebih tinggi dan terpenuhinya visi misi instansi tersebut. Memang bukan hal yang mudah untuk memutus rantai pelanggaran yang sudah terlalu mengakar, tetapi dengan dukungan dari berbagai pihak disertai kemauan yang kuat, niscaya proses pengadaan barang dan jasa pemerintah yang lebih baik bisa didapatkan.

13.               Metode procurement antara lain yaitu:

1. Membeli dari manufaktur, penjual grosir atau pengecer dari katalog-katalog mereka dan adanya negosiasi.
2. Membeli melalui katalog yang terhubung dengan memeriksa katalog penjual atau membeli melalui mal-mal industri.
3. Membeli melalui katalog pembeli internal dimana perusahaan menyetujui katalog-katalog vendor termasuk kesepakatan harga.
4. Mengadakan penawaran tender dari sistem dimana pemasok bersaing dengan yang lainnya. Metode ini digunakan untuk pmbelian dalam jumlah besar.
5. Membeli dari situs pelelangan dimana organisasi berpartisipasi sebagai salah satu pembeli.
6. Bergabung dengan suatu kelompok sistem pembeli dimana memeriksa permintaan partisipasi, menciptakan jumlah besar, kemudian kelompok ini dapat menegosiasikan harga.
7. Berkolaborasi dengan pemasok untuk berbagi informasi tentang penjualan dan persediaan, sehingga dapat mengurangi persediaan, stock out dan mempertinggi ketepatan pengiriman.

14.   Tugas-tugas bagian pengadaan barang dan jasa adalah sebagai berikut:

1. Merancang hubungan yang tepat dengan supplier.

a. Hubungan dengan supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan transaksional jangka pendek.

2. Memilih supplier.

a. Kegiatan memilih supplier bisa memakan waktu dan sumber daya yang tidak sedikit.

b. Kesulitan akan lebih tinggi kalau supplier yang akan dipilih berada di mancanegara.

c. Supplier yang berpotensi untuk menjalin hubungan jangka panjang, proses pemilihan ini bisa melibatkan evaluasi awal, mengundang mereka untuk presentasi, kunjungan lapangan dan sebagainya.

d. Pemilihan supplier harus sejalan dengan strategi supply chain.

3. Memilih dan mengimplentasikan teknologi yang cocok.

a. Kegiatan pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi.

b. Teknologi yang lebih tradisional dan lumrah digunakan adalah telepon dan fax.

c. Saat ini banyak perusahaan yang menggunakan electronic procurement(e-procurement) yaitu aplikasi internet untuk kegiatan pengadaan.

4. Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier.

a. Bagian pengadaan harus memiliki data yang lengkap tentang item-item yang dibutuhkan maupun data tentang supplier mereka.

b. Beberapa data supplier yang penting untuk dimiliki adalah nama dan alamat masing-masing dari supplier, item apa yang mereka pasok, harga per unit, pengiriman, kinerja masa lalu, serta kualifikasi supplier termasuk juga kualifikasi seperti ISO.

5. Melakukan proses pembelian.

a. Proses pembelian bisa dilakukan dengan beberapa cara, misalnya pembelian rutin dan pembelian dengan melalui tender atau lelang.

b. Pembelian rutin dan pembelian dengan tender melewati proses-proses yang berbeda.

6. Mengevaluasi kinerja supplier

a. Hasil penilaian ini digunakan sebagai masukan bagi supplier untuk meningkatkan kinerja mereka.

b. Kinerja yang digunakan untuk menilai supplier seharusnya mencerminkan strategi supplay chain dan jenis barang yang dibeli.