Materi Presentasi UKK Adm. Perkantoran

CARA MENANGANI TELEPON MASUK

 

1.      Mengangkat telepon sesegera mungkin.

Secara umum bila telepon berdering sebanyak dua atau tiga kali hendaklah penerima telepon segera mengangkat dan menjawab telepon tersebut, karena penelpon pasti mempunyai maksud yang penting. Jangan sampai penelpon merasa tidak nyaman karena menunggu lama atau bahkan sampai memutuskan untuk menghentikan telepon tersebut.

Penerima telepon harus dapat menunjukan bahwa kantor tersebut merupakan perusahaan yang professional dengan cara menangani telepon dengan sigap dan professional.

 

2.      Mengangkat gagang telepon menggunakan tangan kiri.

Mengangkat gagang telepon menggunakan tangan kiri dimaksudkan agar lebih memudahkan sekretaris, karena saat itu juga tangan kanan  sekretaris harus siap memegang alat tulis serta kertas Lembar Pesan Telepon (LPT)  yang akan digunakan bila penelpon meninggalkan pesan.

 

3.      Menyampaikan salam pembuka

Salam pembuka hendaknya menggunakan bahasa yang sopan dan santun, serta terdengar ramah dan akrab. Salam pembuka seperti selamat pagi atau selamat siang, dan hindari menggunakan kata halo. Sapalah si penelpon dengan sebutan bapak/ibu. Jangan lupa menyebutkan identitas diri,kantor atau perusahaan,contohnya seperti:selamat pagi,PT.cahaya mulya dengan saya dian ada yang bisa kami bantu.gunakanlah bahasa yang resmi dan kominikatif serta dapat dipahami dengan tepat.

 

4.      Mencatat hal-hal penting

Bila ternyata penelpon ingin disambungkan kepada pimpinan,sedangkan pimpinan sedang tidak ada di tempat ataupun sedang sibuk,maka sekretaris harus bisa menjelaskan kepada penelpon bahwa pimpinan sedang tidak ada ditempat,dan menanyakan apakah ada pesan yang ingin disampaikan si penelpon. Jika ada, sekretaris harus mencatat pesan pada block note sebelum akhirnya mencatat pada lembar pesan telepon dan disampaikan kepada pimpinan. Yang perlu dicatat sekretaris adalah hal-hal penting yang memang perlu disampaikan. Bila penelpon kurang jelas, jangan sampai menyebutkan kata apa,hah,heh, atau sebagainya. Sebaiknya memohon kepada penelpon agar kembali mengulangi maksudnya, bila perlu konfirmasi isi pesan,secara garis besarnya saja supaya terhindar dari kesalahan. Jika penelpon belum memberitahukan identitasnya , mintalah agar penelpon menyebutkan identitasnya dengan jelas dan nomor telepon yang dapat dihubungi. Sebutlah nama penelpon dengan tepat,jangan sampai keliru, karena salah satu ciri akrab dan perhatian ialah menyebut nama orang dengan tepat. Bila hubungan telepon terputus sebelum penelpon selesai menyampaikan pesan, segera letakkan gagang telepon agar si penelpon dapat langsung terhubung jika menelpon kembali. Jangan lupa mengucapkan terima kasih dan salam penutup pada akhir pembicaraan, selanjutnya letakkan gagang telepon dengan pelan setelah sambungan terlebih dahulu diputus oleh si penelpon.

 

5.      Bagaimana menghadapi penelpon yang tidak ramah

Jika penelpon terdengar tidak ramah atau bermaksud mengadu, tanganilah dengan cara professional. Tetap tenang dan kendalikan diri,berbicara sabar , bijaksana dan tegas. Dengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelpon. Jawab setiap pertanyaan dengan jelas, singkat dan tepat.

 

v  Kesimpulan

            Menangani telepon hendaknya bersikap menyenangkan, efektif dan efisien karena hal ini sangat berpengaruh terhadap kredibilitas atau tingkat keterpercayaan terhadap sebuah perusahaan. Penerima telepon harus dapat menunjukan bahwa kantor tersebut merupakan perusahaan yang professional dengan cara menangani telepon dengan sigap dan professional.